Tietosuojailmoitus

Savolaisen Osakunnan Seniorit ry

Laatimispäivä: 23.9.2025

1. Rekisterinpitäjä

Savolaisen Osakunnan Seniorit ry
Lutherinkatu 12 A 8
00100 Helsinki

Hallituksen sähköpostiosoite: hallitus@savoseniorit.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Puheejohtaja
Anu Korhonen
anu.x.korhonen13@gmail.com

2. Rekisterin nimi

Savolaisen Osakunnan Seniorit ry:n jäsen- ja viestintärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Tarkoitus:

  • Yhdistyksen jäsenyyden hallinta

  • Viestintä jäsenistölle (mm. uutiskirjeet, tapahtumatiedotus, Savolaisen Osakunnan Susj-lehti)

  • Jäsenmaksujen seuranta

  • Tapahtumiin ilmoittautumisten käsittely

  • Yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

  • Henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää jäsentutkimukseen tai yhdistyksen historian tutkimukseen.

Oikeusperusteet:

  • Yhdistyslakiin perustuva lakisääteinen velvoite (jäsenluettelo)

  • Jäsenen ja yhdistyksen välinen sopimus (jäsenyys)

  • Suostumus (esimerkiksi tapahtumien osallistujalistat tai erityisruokavaliot)

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Nimi

  • Sähköpostiosoite

  • Postiosoite

  • Puhelinnumero (jos ilmoitettu)

  • Liittymispäivämäärä

  • Jäsenyystyyppi: Ainaisjäsen, vuosijäsen

  • Jäsenmaksun maksuvuodet

  • Haluaako henkilö Susj-lehden ja tuleeko lehti perhetilauksena

  • Mahdolliset tehtävät yhdistyksessä (esim. hallituksen jäsenyys)

  • Viimeisimmän muutoksen päivämäärä jäsenrekisterissä

  • Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä annetut tiedot (esim. nimi, sähköposti, erityisruokavaliot tai muut toiveet)

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään:

  • Verkkosivujen liittymislomakkeen kautta

  • Sähköpostitse lähetetyistä jäsenhakemuksista

  • Tapahtumien ilmoittautumislomakkeiden kautta (Google Forms)

6. Henkilötietojen käsittely ja säilytys

  • Jäsenrekisteriä ylläpidetään Yhdistysavain-palvelussa, jonka tuottaa Vitec Avoine Oy. Vitec Avoine Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja vastaa rekisterin teknisestä tietoturvasta.

  • Verkkosivut ovat Squarespace-alustalla, joka ei kerää jäsenrekisteritietoja, mutta voi käyttää evästeitä analytiikkaan ja toiminnallisuuteen.

  • Hallituksen asiakirjoja säilytetään Google Groups -palvelussa (Google LLC), johon pääsy on rajattu vain hallituksen jäsenille.

  • Tapahtumailmoittautumiset kerätään Google Forms -lomakkeilla ja säilytetään turvallisesti yhdistyksen Google-tilillä.

  • Uutiskirjeet lähetetään vain jäsenrekisterissä oleville jäsenmaksunsa maksaneille.

7. Tietojen luovutus ja siirrot

Yhdistys ei luovuta tietoja ulkopuolisille ilman asianmukaista suostumusta tai lakisääteistä velvoitetta.

Yhdistys käyttää yritysten Vitec Avoine, Google ja Squarespace palveluita, jotka voivat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella käyttäen asianmukaisia suojamekanismeja. Yhdistys itse ei suoraan siirrä tietoja EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle.

Susj-lehden tilanneiden jäsenten nimet ja postiosoitteet luovutetaan Helsingin yliopiston Savolaiselle osakunnalle lehden postittamista varten.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tutkimuskäyttöön jäsenen antamalla luvalla. Tarvittaessa lupaa kysytään sähköpostilla.

8. Tietojen suojaus

  • Rekistereihin on pääsy vain niillä hallituksen jäsenillä, joilla on tehtäviensä vuoksi siihen tarve.

  • Palvelut ovat salasanoin suojattuja ja niissä käytetään kaksivaiheista tunnistautumista

  • Palveluntarjoajat varmuuskopioivat ja suojaavat tiedot.

9. Tietojen säilytysaika

Jäsenrekisterin tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes jäsen eroaa tai erotetaan yhdistyksestä tai yhdistys tulee tietoiseksi jäsenen menehtymisestä. Rekisteristä poistetaan jäsenet, jotka eivät ole kolmeen vuoteen maksaneet jäsenmaksua.

Tapahtumailmoittautumistietoja säilytetään korkeintaan kuusi (6) kuukautta tapahtuman päättymisen jälkeen, ellei tietoja tarvita esimerkiksi laskutusta tai raportointia varten.

Hallituksen pöytäkirjoja ja yhdistyksen toimintaan liittyviä asiakirjoja voidaan säilyttää pysyvästi yhdistyksen arkistoinnin tarpeisiin.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

  • Oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista

  • Oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä

  • Oikeus peruuttaa suostumus (jos käsittely perustuu suostumukseen)

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

11. Evästeet ja verkkosivut

Squarespace-sivustomme saattaa käyttää evästeitä (cookies) palvelun toiminnan ja tilastoinnin mahdollistamiseksi. Emme tunnista yksittäisiä käyttäjiä näiden tietojen perusteella emmekä kerää henkilötietoja sivukävijöistä.

Lisätietoja:
Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa yhteyttä yhdistyksen hallitukseen: hallitus@savoseniorit.fi